Stop met alles doen – doorbreek de prioriteitenparadox

“Mijn belangrijkste werk? Minder beslissingen nemen — maar dan wel hele goede.”
– Jeff Bezos

Denk daar eens over na. Terwijl jij deze blog leest, is de kans groot dat je agenda vol staat. Dat je de ene meeting in gaat terwijl de andere nog niet is afgelopen. Je inbox knippert. Je takenlijst groeit. En ergens in je achterhoofd klinkt een zacht stemmetje: “ik heb hier eigenlijk geen tijd voor…”

Welkom in de prioriteitenparadox: hoe drukker we zijn, hoe minder we toekomen aan wat er werkelijk toe doet.

We zijn niet dom, lui of ongeorganiseerd. Integendeel: de meeste professionals en leiders die ik spreek zijn betrokken, gedreven en oplossingsgericht. Maar juist die drive om alles goed te willen doen, zorgt ervoor dat we onze aandacht versnipperen. We zijn constant bezig. Maar bereiken we ook écht iets?

De illusie van productiviteit

Veel doen voelt goed. Je hebt het idee dat je ertoe doet, dat je onmisbaar bent. Dat je meters maakt.

Maar kijk eens eerlijk naar je eigen werkweek:

• ✅Hoeveel afspraken staan er in je agenda die je eigenlijk kunt schrappen?
• ✅Welke taken schuif je al weken voor je uit?
• ✅Hoe vaak zeg je ‘ja’ op iets zonder je af te vragen waar je eigenlijk ‘nee’ op zou moeten zeggen?

We hebben productiviteit versmald tot aantallen: taken afvinken, e-mails wegwerken, KPI’s updaten. Maar echte impact gaat niet over aantallen — het gaat over effect. En daar wringt het.

In veel organisaties zie je het dagelijks gebeuren:

• ✅Teams die dagelijks bergen werk verzetten, maar waarvan niemand precies weet of het ook bijdraagt aan de koers.
• ✅Managers die elke dag vol zitten, maar nauwelijks aan reflectie of strategisch denken toekomen.
• ✅Bedrijven die zich verliezen in processen en ‘alignment’, maar ondertussen geen keuzes durven maken.

Het voelt alsof we productief zijn, maar in werkelijkheid zijn we vooral druk bezig met het draaiende houden van de machine. En ondertussen komen we geen stap dichter bij onze echte doelen. Uit onderzoek blijkt zelfs dat een groot deel van onze werkdag opgaat aan wat wetenschappers ‘schijnproductiviteit’ noemen — bezigheden die wel inspanning kosten, maar nauwelijks bijdragen aan resultaat.

Waarom prioriteiten stellen zo moeilijk is

Het klinkt eenvoudig: focus aanbrengen. De juiste dingen doen. Heldere keuzes maken.

Maar in de praktijk is het razend lastig. Waarom?

Omdat kiezen altijd betekent dat je iets anders níet doet.
En dát roept ongemak op.

Keuzes maken betekent grenzen stellen. Dingen laten vallen. Teleurstellen. Iets op het spel zetten. En dat raakt iets fundamenteels:

• ✅Wat als je het verkeerde loslaat?
• ✅Wat als je iemand kwijtraakt?
• ✅Wat als je ruimte creëert — en het blijkt dat je het zelf niet meer weet?

Dus kiezen we vaak voor de veilige route: we houden opties open. We zeggen ja op wat we eigenlijk niet willen. We vullen onze agenda’s met overleg, ‘alignment’, side-projects, en ad hoc-vragen die “toch maar even tussendoor” moeten.

We noemen het flexibiliteit. Maar ondertussen is er niemand meer die het overzicht heeft. Laat staan dat er iemand nog écht kiest voor wat belangrijk is.

De paradox in actie: druk zijn ≠ belangrijk zijn

De prioriteitenparadox laat zich het scherpst zien in gedrag dat we allemaal herkennen:

• ✅Een collega die altijd ‘vol zit’, maar nooit écht vooruitkomt.
• ✅Een team dat elke maand een nieuw initiatief start, maar zelden iets afmaakt.
• ✅Een leider die overal bij betrokken is, behalve bij wat strategisch telt.

En belangrijk: dit is geen onwil. Het is een systeemprobleem.
De meesten willen wel kiezen. Maar zonder heldere richting en gezamenlijke prioriteiten belanden we in een vorm van collectieve verlamming. We managen van alles — behalve datgene waarvoor we werkelijk zijn aangesteld.

Druk, loyaal en betrokken, maar ook het overzicht kwijt.

Hoe doorbreek je de prioriteitenparadox?

1. Benoem expliciet wat je níet gaat doen

Echte prioriteit is pas een prioriteit als je ook durft te zeggen waar je mee stopt. Zonder ‘nee’ is elk ‘ja’ vrijblijvend.

Tip: Begin klein. Schrap één ding per week. Eén overleg. Eén actiepunt. Eén verwachting.

2. Werk in korte, herhaalbare cycli

Prioriteiten stellen is geen eenmalige exercitie. Het is een discipline.

Door te werken in korte cycli (bijvoorbeeld 13 weken), dwing je jezelf om regelmatig te herijken. Zijn we nog bezig met het juiste? Of is het weer volgestroomd met ruis?

Voordelen van werken in ritmes:

• ✅Je voorkomt dat oude patronen zich stilletjes weer insluipen.
• ✅Je leert beter omgaan met voortschrijdend inzicht.
• ✅Je maakt het makkelijker om te reflecteren en bij te sturen.

3. Maak prioriteiten tastbaar en meetbaar

Zolang je doelen vaag zijn, geef je alles prioriteit — en dus niets.

Voorbeeld:

• ✅Niet: “We willen beter samenwerken.”
• ✅Wel: “We willen het aantal projecten met meer dan 20% overschrijding terugbrengen van 8 naar 3.”

Door doelen concreet en meetbaar te maken, creëer je richting én ruimte. Want mensen weten waar ze naartoe werken — en waar ze dus op mogen stoppen.

4. Check de mentale en operationele ruimte

Zonder ruimte geen beweging.

Vraag je af: Is er überhaupt ruimte om iets nieuws toe te voegen? Of zit je al tot aan je nek in onafgeronde zaken, vage toezeggingen en open eindjes?

Maak mentale ruimte zichtbaar. Doe een ‘schoonmaak’ in je weekstart: wat zit er in je hoofd, je inbox, je systeem dat eigenlijk nergens aan bijdraagt?

5. Doorbreek het collectieve patroon

Je kunt individueel nog zo scherp zijn, maar als de omgeving blijft draaien op ‘meer is beter’, blijf je tegen de stroom in zwemmen.

Maak het bespreekbaar. Benoem samen de paradox:

• ✅Waar zijn we druk mee?
• ✅En draagt dat écht bij aan ons doel?

Stretch: Laat iedereen in het team drie dingen benoemen die veel tijd kosten maar weinig impact hebben. Kies er eentje uit — en stop ermee.

Waarom dit nú urgent is

We leven in een tijd waarin alles mogelijk lijkt. We worden overladen met opties, kansen en initiatieven. Maar juist in die overvloed groeit de verlamming.

We proberen overal een beetje aan mee te doen — maar verliezen daarmee de diepgang die nodig is om verschil te maken.

De prioriteitenparadox raakt aan iets fundamenteels: “Hoe wij betekenis geven aan onze tijd?”

De oplossing ligt niet in harder werken, maar in bewuster kiezen. Niet in alles een beetje doen, maar in ergens écht in durven uitblinken. Niet in nog een tool, nog een meeting, nog een check-in. Maar in het aandurven van leegte. Ruimte. Stilte. Focus.

Tot slot: durf jij echt te kiezen?

De prioriteitenparadox is geen fout in je planning. Het is een spiegel van je overtuigingen.

De vraag is niet: hoe krijg ik alles af?
De vraag is: waar wil ik in uitblinken — en wat durf ik daarvoor te laten?

Want pas als je kiest, ontstaat er ruimte. En in die ruimte ligt de impact die je zoekt.

Deze blog is gebaseerd op ons nieuwe boek over leiderschap in verandering. Daarin onderzoeken we o.a. de paradoxen waar leiders dagelijks mee te maken hebben — zoals die tussen drukte en impact, controle en loslaten, stabiliteit en vernieuwing. Wil je op de hoogte blijven? Laat dan je e-mailadres achter of volg ons via LinkedIn